پیش از این درباره‌ی ۵ گام اجرای برنامه‌های سالانه نوشته بودم. این پنج گام به‌طور خلاصه عبارت بودند از:

• فهرست کردن کارهای ناتمام یا هر کاری که قصد انجام آن را داریم؛
• اولویت‌بندی این فهرست؛
• تعیین آخرین زمان انجام کار (deadline) برای اجرای هرکدام از فعالیت‌های اولویت‌بندی شده؛
• تقسیم‌بندی کارها به اجزای کوچک و تمرکز برای اتمام هر جزء؛ و
• بازبینی اهداف و عملکرد به منظور افزایش بازدهی

انجام این پنج گام کار چندان سختی نیست؛ با این وجود بسیاری در انجام آن شکست می‌خورند. تصور می‌کنم علت شکست در اتمام کامل این فرآیند، ضعف در اجرای گام چهارم باشد.

وقتی از تقسیم‌بندی کارها به اجزای کوچک‌تر صحبت می‌کنیم، دقیقاً از چه مقیاسی حرف می‌زنیم؟ باید کارها را تا حد برنامه‌ریزی روزانه تقسیم کرد یا تعیین مثلاً اهداف ماهانه کفایت می‌کند؟ یک «بسته‌ی کاری» نیاز به اختصاص چقدر زمان خواهد داشت؟

به نظر می‌رسد تقسیم‌بندی با بازه‌های زمانی طولانی (مثلاً یک ماهه) چندان منطقی نباشد. بسیاری از افراد به‌صورت ناخودآگاه کارها را به تعویق می‌اندازند و این باعث می‌شود که معمولاً با انبوهی فعالیت با اولویت بالا که به deadline نزدیک شده‌اند سر و کار داشته باشند. چنین فعالیت‌هایی هم اغلب با کیفیتی که باید، به اتمام نخواهند رسید. از طرف دیگر، تقسیم‌بندی جزئی‌تر کارها و تعیین فعالیت‌های «روزانه» هم نمی‌تواند چندان مفید باشد. ممکن است تخمین ما از زمان لازم برای انجام یک بسته‌ی کاری چندان صحیح نبوده و یک فعالیت، بیشتر از یک روز زمان نیاز داشته باشد. در این حالت، فعالیت‌ها به‌صورت دومینو وار دچار تأخیر شده و ساختار برنامه‌ریزی به کل به هم خواهد ریخت.

روشی که من استفاده می‌کنم، استفاده از تعریف «بسته‌های کاری هفتگی» است. در نظر گرفتن یک هفته (که می‌تواند ۵، ۶ یا ۷ روز کاری باشد)، هیچ‌کدام از دو ایراد پیشین را به دنبال نخواهد داشت: اول اینکه اگر انجام فعالیتی به تعویق بیافتد، این تأخیر یک هفته‌ای است و می‌توان با اندکی فشار در هفته‌های بعد، مشکل را حل کرد. از سوی دیگر، ما معمولاً در تخمین حجم کاری که می‌توانیم در میان‌مدت انجام دهیم (اینجا: یک هفته) بسیار دقیق‌تر تخمین توانایی‌مان در کوتاه‌مدت (اینجا: یک روز) عمل می‌کنیم. اگر هم به هر دلیلی نتوانیم یک فعالیت را در یک روز به پایان برسانیم، احتمالاً چند روز دیگر فرصت داریم تا با افزایش ساعت کاری، روی آن فعالیت در فهرست کارهای‌مان خطِ «تمام شد» بکشیم.

با این منطق، این روش را برای اجرای بهتر برنامه‌های سالانه پیشنهاد می‌کنم:

در گام اول، پس از تعیین اولویت اجرای فعالیت‌ها و آخرین زمان اجرای آنها، مشخص کنید که در پایان هر «ماه»، از هر فعالیت چه مقدار کاری باید انجام شده و چه بخشی از هر فعالیت باید در آن ماه به پایان برسد. مثلاً اگر من قصد دارم چگونگی راه‌اندازی یک وب‌سایت را یاد بگیریم و برای این کار سه ماه زمان در نظر گرفته‌ام، می‌توانم فرض کنم که در پایان ماه اول باید html را یاد گرفته باشم، در پایان ماه دوم درباره‌ی CSS اطلاعات خوبی آموخته باشم و در پایان ماه سوم هم اطلاعات مرتبط با دیتابیس، تنظیمات سرور و نظایر آن را یاد گرفته باشم.

پرسشی که ممکن است اینجا پیش بیاید، میزان زمان اختصاص داده شده به این فعالیت‌هاست. واقعیت آن است که انجام این سه کار (یادگیری html، CSS و تنطیمات سمت سرور) را می‌توان به راحتی در دو هفته هم به پایان رساند. علت در نظر گرفتن زمان سه ماهه برای چنین کاری چیست؟ پاسخ این است که اولاً تعیین زمان انجام هر فعالیت به سطح توانایی شما وابسته است و ثانیاً ممکن است انجام این فعالیت برای من آن‌چنان اولویت بالایی نداشته باشد که بخواهم دو هفته تمام فعالیت‌های دیگرم را تعطیل کرده و صرفاً روی این یک فعالیت متمرکز شوم.

در گام دوم، فعالیت‌های هر «ماه» را دقیقاً به چهار فعالیتی که در یک هفته قابل انجام است، تقسیم می‌کنیم. اجازه دهید به عدد چهار و قابل انجام بودن فعالیت در یک هفته تأکید کنم. فراموش نکنیم که هدف ما، انجام «بسته‌های کاری هفتگی» و در نتیجه لازم است بدانیم در هر هفته دقیقاً چه کاری باید انجام شود. همچنین این فعالیت باید در یک هفته به اتمام برسد. اگر این کار شدنی نیست، یعنی یا در تخمین زمان انجام کار اشتباه کرده‌ایم (و در نتیجه حجم کار ماهانه‌ی بیشتر از توان‌مان را برای انجام دادن در نظر گرفته‌ایم) و یا نتوانسته‌ایم فعالیت‌های ماهانه را به خوبی در قالب ۴ فعالیت اصلی هفتگی تقسیم‌بندی کنیم.

نکته‌ی بسیار کلیدی که باید در نظر گرفت، تعداد بسته‌های کاری هفتگی است. علت انتخاب بازه‌ی زمانی هفتگی، کنترل بیشتر بر روی فعالیت‌هایی بود که در این بازه‌ی زمانی قابل انجام هستند. پس نباید تعداد فعالیت‌های یک هفته را از تعداد مشخصی بالاتر بود. تعداد بهینه‌ی بسته‌های کاری هفتگی چقدر است؟

این عدد احتمالاً برای افراد مختلف متفاوت است. شخصاً ترجیح می‌دهم بیشتر از ۳ بسته‌ی کاری هفتگی را در هر هفته قرار ندهم. علت این است که اگر تعداد این بسته‌ها بیشتر باشد، دیگر در نظر گرفتن بازه‌ی زمانی هفتگی برایم بی‌معنی است و کمتر از آن هم بازدهی کاری‌ام را کاهش می‌دهد.

بخاطر همین، قسمت تابستان برنامه‌ی سالانه‌ی من چیزی شبیه عکس زیر است:

توجه به چند نکته درباره‌ی این برنامه‌ی شماتیک مفید است:

1. بیشترین فعالیت‌ها باید فعالیت‌های با اولویت بالا باشند. فراموش نکنیم که محدودترین منبع در اختیار ما، زمان است و بهتر است این منبع نایاب را به فعالیت‌هایی اختصاص بدهیم که ارزش بالاتری برای‌مان خواهند داشت.
2. تلاش کرده‌ام فعالیت‌های با اولویت بالا را به‌صورت پشت سر هم و بدون وقفه به پایان برسانم. اثر تمرکز روی انجام با کیفیت کار را نباید دست‌کم گرفت.
3. تعداد بسته‌های کاری هفتگی در هر هفته، ۲ و حداکثر ۳ تاست. درباره‌ی فواید این کار کمی بالاتر توضیح داده‌ام.
4. برخلاف فعالیت‌های با اولویت بالا، اگر فعالیت‌های با اولویت کم با فاصله از هم اجرا شوند ضرری متوجه ما نخواهد بود. این کار به این معنی است که: هروقت فرصت کردم، منبع محدودم را به این فعالیت اختصاص می‌دهم؛ هرچند باید مشخص کنم که چه زمانی فرصت پیدا خواهم کرد

امیدوارم همین یک تکنیک ساده (ایجاد بسته‌های کاری هفتگی) بتواند گره‌های شما از انجام کارهایی که مدت‌هاست بر زمین مانده، باز کند.